Procedury związane z podpisaniem umowy mikrodotacji w 2016r.

/w /Autor

Przedstawiamy procedurę związaną z podpisaniem umowy o dofinansowanie realizacji projektów w ramach programu FIO – Mazowsze Lokalnie 2016 i najważniejsze informacje dotyczące ponoszenia wydatków ze środków mikrodotacji.

I. Procedura podpisania umowy

  1. Operator przesyła Wnioskodawcy formularz do uzupełnienia danych niezbędnych do przygotowania umowy i formularz budżetu, który stanowi załącznik do umowy (w przypadku gdy przyznana dotacja jest niższa niż kwota, o którą wnioskowano konieczne jest dostosowanie kosztorysu zgodnie z zaleceniami Operatora).
  2. Na podstawie przekazanych danych Operator przygotowuje umowę. Wzory umów dostępne są na stronie www.mazowszelokalnie.pl w zakładce do pobrania.
  3. Przygotowana i podpisana przez Operatora umowa przesyłana jest Wnioskodawcy pocztą na adres wskazany do kontaktu.
  4. Osoby wskazane w umowie, reprezentujące Wnioskodawcę podpisują umowę i odsyłają jeden egzemplarz do Operatora (Fundacja Fundusz Współpracy).
  5. W terminie do 10 dni od daty wpływu prawidłowo podpisanej umowy do Fundacji, Operator przekazuje środki na rachunek Wnioskodawcy.
  6. Czas na zaplanowane działania! 🙂

O czym należy pamiętać:

  • Operator przesyła Wnioskodawcy wszystkie egzemplarze umowy, tzn. dla organizacji pozarządowych będą to dwa egzemplarze, dla grup nieformalnych ze wsparciem organizacji pięć egzemplarzy, a dla grup nieformalnych samodzielnych cztery egzemplarze umowy. Wszystkie egzemplarze muszą być podpisane przez wszystkie osoby wskazane do reprezentacji (strona 2 umowy).
  • Operatorowi należy odesłać tylko jeden podpisany egzemplarz umowy. Pozostałe egzemplarze powinny być przechowywane odpowiednio: jeden egzemplarz w organizacji wspierającej i po jednym egzemplarzu dla każdego członka reprezentacji grupy nieformalnej.
  • Umowy powinny zostać podpisane w sposób czytelny, tzn. jeżeli podpisujący nie posiada pieczęci z imieniem i nazwiskiem należy podpisać się pełnym imieniem i nazwiskiem.
  • Oprócz umowy należy obowiązkowo parafować wszystkie załączniki, tj. zał. 1. fiszka, zał. 2. zasady wykorzystania dotacji oraz zał. 3. kosztorys.
  • W celu bezpieczeństwa, umowę prosimy przesłać listem poleconym lub w inny sposób zapewniający możliwość monitorowania przesyłki. Umowę można również dostarczyć do siedziby Operatora osobiście.
  • Prosimy o odesłanie umowy w załączonej kopercie zwrotnej.

UWAGA:

  • umowy z sygnaturą /GN/ i /GS/ – zaliczka na poczet realizacji projektu zostanie przelana na konto wskazanego członka grupy nieformalnej
  • umowy z sygnaturą /GN_NGO/ i /GS_NGO/ – mikrodotacja zostanie przelana na konto organizacji wspierającej
  • umowy z sygnaturą /NGO/ – mikrodotacja zostanie przelana na konto młodej organizacji pozarządowej
  • umowy z sygnaturą /RO/ – mikrodotacja zostanie przelana na konto młodej organizacji pozarządowej.

 

II. Ponoszenie wydatków ze środków mikrodotacji

Wydatki w ramach projektów realizowanych ze środków FIO-Mazowsze Lokalnie w 2016 roku są kwalifikowane (będą mogły być sfinsnowane i rozliczone) od 15 kwietnia b.r. (do 30 września b.r.). Oznacza to, że wydatki mogą być ponoszone jeszcze przed podpisaniem umowy, pod warunkiem, że Wnioskodawca ma możliwość opłacenia wydatku z własnych środków, zanim realnie otrzyma środki mikrodotacji.

W przypadku gdy we wniosku występuje formalny Wnioskodawca – projekty /GN_NGO/ i /GS_NGO/, a także /NGO/ i /RO/ wszystkie dokumenty księgowe powinny być wystawione na organizację pozarządową występującą w imieniu grupy nieformalnej/samopomocowej lub własnym.

 

UWAGA! W przypadku grup występujących w projekcie samodzielnie – projekty /GN/ i /GS/ wszystkie dokumenty księgowe powinny być wystawione na Operatora, tj. Fundację Fundusz Współpracy. Procedura wygląda wtedy następująco:

  • W terminie do 10 dni od daty podpisania umowy, Operator przekazuje zaliczkę na realizację projektu, w wysokości wartości mikrodotacji pomniejszonej o wartość wskazanych we Wniosku pozycji budżetowych dot. umów cywilno-prawnych zawieranych z osobami fizycznymi oraz koszt prowadzenia księgowości (5% mikrodotacji).
  • Płatności w ramach projektu dokonywane będą bezpośrednio przez Wnioskodawców, w gotówce/przelewem, na podstawie dokumentów księgowych wystawionych na Operatora, tj.

Fundacja Fundusz Współpracy
Ul. Górnośląska 4a, 00-444 Warszawa
NIP: 526-000-54-68

  • Wnioskodawca ma obowiązek dostarczenia oryginałów dokumentów księgowych wraz z dokumentem „rozliczenie zaliczki” (wszystkie dokumenty będą dostępne niebawem na naszej stronie www.mazowszelokalnie.pl w zakładce do pobrania) do siedziby Operatora (Fundacja Fundusz Współpracy, ul. Górnośląska 4a, 00-444 Warszawa z dopiskiem „FIO-ML <nr projektu>” na kopercie) w terminie do 5 dnia następującego po miesiącu którego dotyczą wydatki, tj. dokumenty:

– z datą kwietniową i majową – do 6 czerwca
– z datą czerwcową – do 6 lipca
– z datą lipcową – do 5 sierpnia
– z datą sierpniową – do 5 września
– z datą wrześniową – do czasu złożenia sprawozdania, jednak nie później niż do 10 października 2016 r..

  • W przypadku dokumentów księgowych innych niż faktura VAT, Wnioskodawca ma obowiązek skonsultować prawidłowość danego dokumentu z Operatorem.
  • Należy mieć na uwadze że paragon NIE JEST dokumentem księgowym i nie stanowi podstawy do rozliczenia.
  • W przypadku konieczności zawarcia umów cywilnoprawnych, Wnioskodawca zgłasza taki fakt Operatorowi min. 10 dni przed podpisaniem umowy, przekazując informację mailem wraz z wypełnionym oświadczeniem wykonawcy lub zleceniobiorcy (w zależności od typu umowy: o dzieło/zlecenie). Jednocześnie Wnioskodawca wypełnia i przekazuje Operatorowi umowę przygotowaną na wzorze przekazanym przez Operatora. Po zatwierdzeniu typu umowy i jej poprawności Operator odsyła umowę wraz z oświadczeniem i rachunkiem Wnioskodawcy, który przedstawia ją do podpisu wykonawcy. Komplet podpisanych przez wykonawcę dokumentów (umowę w dwóch egzemplarzach, oświadczenie, rachunek oraz protokół odebranych prac) Wnioskodawca przekazuje Operatorowi wraz z innymi dokumentami księgowymi za dany miesiąc.
  • Operator podpisuje umowę oraz dokonuje płatności (przelewem) na rzecz wykonawcy a także płaci wynikające z niej podatki lub inne świadczenia (np. na rzecz ZUS).

________________________

W razie wątpliwości prosimy o kontakt z infolinią 0801 055 100  lub 22 450 98 73 (od poniedziałku do piątku w godzinach 10-15) lub kontakt e-mail: kontakt@mazowszelokalnie.pl.

Zachęcamy do wzięcia udziału w webinarium dla Realizatorów, które odbędzie się 10.05 (wtorek), o godzinie 14.30. Webinarium ma formę szkolenia internetowego. Dane dostępu otrzymacie Państwo w przyszłym tygodniu.