Procedury związane z podpisaniem umowy

Przedstawiamy harmonogram i procedurę związaną z podpisaniem umowy o dofinansowanie realizacji projektów w ramach programu FIO – Mazowsze Lokalnie.

Procedura dla młodych organizacji pozarządowych

Operator przesyła Wnioskodawcy maila z oficjalną informacją o wynikach konkursu i przyznaniu mikrodotacji.
Jeżeli przyznana mikrodotacja jest mniejsza od wnioskowanej, w mailu Operator przedstawia proponowane zmiany we wniosku.
Wnioskodawca zobowiązany jest do podania numeru konta bankowego, na który będzie przelana mikrodotacja oraz potwierdzenie osób reprezentujących wnioskodawcę w celu podpisania umowy.
Na podstawie przekazanych danych (w tym ew. karty zmian w projekcie) Operator przygotowuje umowę. Wzory umów dostępne są w zakładce do pobrania
Przygotowana i podpisana przez Operatora umowa przesyłana jest Wnioskodawcy pocztą na adres wskazany do kontaktu.
Osoby wskazane w umowie, reprezentujące Wnioskodawcę podpisują umowę i odsyłają jeden egzemplarz do Operatora (Fundacja Fundusz Współpracy).
W terminie do 10 dni od daty wpływu umowy do Fundacji, Operator przekazuje środki na rachunek Wnioskodawcy.

Procedura dla grup nieformalnych działających przy wsparciu organizacji pozarządowej

Operator przesyła Wnioskodawcy/Realizatorowi maila z oficjalną informacją o wynikach konkursu i przyznaniu mikrodotacji.
Jeżeli przyznana mikrodotacja jest mniejsza od wnioskowanej, w mailu Operator przedstawia proponowane zmiany we wniosku.
Wnioskodawca zobowiązany jest do podania numeru konta bankowego, na który będzie przelana mikrodotacja oraz potwierdzenie osób reprezentujących wnioskodawcę oraz realizatora (imion i nazwisk oraz danych adresowych trzyosobowej reprezentacji wraz numerami PESEL) w celu podpisania umowy.
Na podstawie przekazanych danych (w tym ew. karty zmian w projekcie) Operator przygotowuje umowę. Wzory umów dostępne są w zakładce do pobrania
Przygotowana i podpisana przez Operatora umowa przesyłana jest Wnioskodawcy/Realizatorowi pocztą na adres wskazany do kontaktu.
Osoby wskazane w umowie, reprezentujące Wnioskodawcę oraz realizatora podpisują umowę i odsyłają jeden egzemplarz do Operatora (Fundacja Fundusz Współpracy).
W terminie do 10 dni od daty wpływu umowy do Fundacji, Operator przekazuje środki na rachunek Wnioskodawcy.
Realizator realizując projekt rozlicza się z wydatków (wszystkie dokumenty księgowe wystawiane są na Wnioskodawcę) z Wnioskodawcą.

Procedura dla grup nieformalnych realizujących projekty samodzielnie (składających wnioski bezpośrednio do Operatora)

Operator przesyła Wnioskodawcy maila z oficjalną informacją o wynikach konkursu i przyznaniu mikrodotacji.
Jeżeli przyznana mikrodotacja jest mniejsza od wnioskowanej, w mailu Operator przedstawia proponowane zmiany we wniosku.
Wnioskodawca zobowiązany jest do podania numeru konta bankowego jednej z trzech osób reprezentujących grupę nieformalną, na który będzie przelana mikrodotacja (zaliczka) oraz danych adresowych trzyosobowej reprezentacji wraz numerami PESEL.
Właściciel rachunku będzie też osobą do kontaktu oraz osobą odpowiedzialną jest za przyjęcie i rozliczenie zaliczki, prawidłowość dokumentów księgowych, ich opis i przekazanie do Operatora. Jednocześnie Operator upoważnia ww. osobę do odbierania od wystawcy dokumentów księgowych wystawionych na Operatora, dotyczących realizacji projektu
Na podstawie przekazanych danych (w tym ew. karty zmian w projekcie) Operator przygotowuje umowę. Wzory umów dostępne są w zakładce do pobrania
Po przygotowaniu i podpisaniu przez Operatora umowy grupa nieformalna zapraszana jest na podpisanie umowy do siedziby Operatora. W trakcie podpisania umowy sprawdzana jest tożsamość członków grupy oraz podpisują zabezpieczenie środków finansowych w formie weksli in blanco wraz z deklaracją wekslową, składanych przez wszystkich trzech członków grupy nieformalnej, każdy na wartość mikrodotacji.
W terminie do 10 dni od daty podpisania umowy, Operator przekazuje zaliczkę na realizację projektu, w wysokości wartości mikrodotacji pomniejszonej o wartość wskazanych we Wniosku pozycji budżetowych dot. umów cywilno-prawnych zawieranych z osobami fizycznymi.
Płatności w ramach projektu dokonywane będą bezpośrednio przez Wnioskodawców, w gotówce/przelewem, na podstawie dokumentów księgowych wystawionych na Operatora, tj.

Fundacja Fundusz Współpracy
Ul. Górnośląska 4a, 00-444 Warszawa
NIP: 526-000-54-68

Wnioskodawca ma obowiązek dostarczeni oryginałów dokumentów księgowych do siedziby Operatora (Fundacja Fundusz Współpracy, ul. Górnośląska 4a, 00-444 Warszawa z dopiskiem „FIO-ML <nr projektu>” na kopercie) w terminie do 5 dnia następującego po miesiącu którego dotyczą wydatki, tj. dokumenty:

– z datą sierpniową – do 5 września
– z datą wrześniową – do 6 października
– z datą październikową – do 5 listopada
– z datą listopadową – do czasu złożenia sprawozdania.

W przypadku dokumentów księgowych innych niż faktura VAT, Wnioskodawca ma obowiązek skonsultować prawidłowość danego dokumentu z Operatorem.
Należy mieć na uwadze że paragon NIE JEST dokumentem księgowym i nie stanowi podstawy do rozliczenia.
W przypadku konieczności zawarcia umów cywilnoprawnych, Wnioskodawca zgłasza taki fakt Operatorowi min. 10 dni przed podpisaniem umowy, przekazując informację mailem wraz z wypełnionym oświadczeniem wykonawcy lub zleceniobiorcy (w zależności od typu umowy: o dzieło/zlecenie). Jednocześnie Wnioskodawca wypełnia i przekazuje Operatorowi umowę przygotowaną na wzorze przekazanym przez Operatora. Po zatwierdzeniu typu umowy i jej poprawności Operator odsyła umowę wraz z oświadczeniem i rachunkiem Wnioskodawcy, który przedstawia ją do podpisu wykonawcy. Komplet podpisanych przez wykonawcę dokumentów (umowę w dwóch egzemplarzach, oświadczenie, rachunek oraz protokół odebranych prac) Wnioskodawca przekazuje Operatorowi wraz z innymi dokumentami księgowymi za dany miesiąc.
Operator podpisuje umowę oraz dokonuje płatności (przelewem) na rzecz wykonawcy a także płaci wynikające z niej podatki lub inne świadczenia (np. na rzecz ZUS).
W ramach dokumentowania prowadzonych działań należy również prowadzić listy obecności na spotkaniach, szkoleniach lub konferencjach, a także zadbać o dokumentację fotograficzną prowadzonych działań.