Procedury związane z podpisaniem umowy mikrodotacji w 2017 roku

Przedstawiamy procedurę związaną z podpisaniem umowy o dofinansowanie realizacji projektów w ramach programu FIO – Mazowsze Lokalnie 2017 i najważniejsze informacje, dotyczące ponoszenia wydatków ze środków mikrodotacji.

I. Procedura podpisania umowy

Operator przesyła Wnioskodawcy dane dostępu do formularza danych niezbędnych do przygotowania umowy, który zawiera też tabelę budżetu, który stanowi załącznik do umowy (w przypadku gdy przyznana dotacja jest niższa niż kwota, o którą wnioskowano konieczne jest dostosowanie kosztorysu zgodnie z zaleceniami Operatora przesłanymi w osobnym e-mailu).
Na podstawie przekazanych danych Operator przygotowuje umowę. Wzory umów dostępne są na stronie www.mazowszelokalnie.pl w zakładce do pobrania.
Przygotowana i podpisana przez Operatora umowa przesyłana jest Wnioskodawcy pocztą na adres wskazany do kontaktu (istnieje tez możliwość odebrania kompletu umów w siedzibie Fundacji Fundusz Współpracy, po wcześniejszym umówieniu się telefonicznym).
Osoby wskazane w umowie, reprezentujące Wnioskodawcę podpisują umowę i odsyłają jeden egzemplarz do Operatora (Fundacja Fundusz Współpracy).
W terminie do 10 dni od daty wpływu prawidłowo podpisanej umowy do Fundacji, Operator przekazuje środki na rachunek Wnioskodawcy.
Czas na zaplanowane działania! 🙂

O czym należy pamiętać:

Operator przesyła Wnioskodawcy wszystkie egzemplarze umowy, tzn. dla organizacji pozarządowych będą to dwa egzemplarze, dla grup nieformalnych ze wsparciem organizacji pięć egzemplarzy, a dla grup nieformalnych samodzielnych cztery egzemplarze umowy. Wszystkie egzemplarze muszą być podpisane przez wszystkie osoby wskazane do reprezentacji (strona 2 umowy).
Operatorowi należy odesłać tylko jeden podpisany egzemplarz umowy. Pozostałe egzemplarze powinny być przechowywane odpowiednio: jeden egzemplarz w organizacji wspierającej i po jednym egzemplarzu dla każdego członka reprezentacji grupy nieformalnej.
Umowy powinny zostać podpisane w sposób czytelny, tzn. jeżeli podpisujący nie posiada pieczęci z imieniem i nazwiskiem należy podpisać się pełnym imieniem i nazwiskiem.
Oprócz umowy należy obowiązkowo parafować wszystkie załączniki, tj. zał. 1. fiszka, zał. 2. zasady wykorzystania dotacji oraz zał. 3. kosztorys.
W celu bezpieczeństwa, umowę prosimy przesłać listem poleconym lub w inny sposób zapewniający możliwość monitorowania przesyłki. Umowę można również dostarczyć do siedziby Operatora osobiście.
Prosimy o odesłanie umowy w załączonej kopercie zwrotnej.

UWAGA:

umowy z sygnaturą /GN/ i /GS/ – zaliczka na poczet realizacji projektu zostanie przelana na konto wskazanego członka grupy nieformalnej
umowy z sygnaturą /GN_NGO/ i /GS_NGO/ – mikrodotacja zostanie przelana na konto organizacji wspierającej
umowy z sygnaturą /NGO/ – mikrodotacja zostanie przelana na konto młodej organizacji pozarządowej
umowy z sygnaturą /RO/ – mikrodotacja zostanie przelana na konto młodej organizacji pozarządowej.

II. Ponoszenie wydatków ze środków mikrodotacji

Wydatki w ramach projektów realizowanych ze środków FIO-Mazowsze Lokalnie w 2017 roku są kwalifikowane (będą mogły być sfinsnowane i rozliczone) od 15 maja b.r. (do 31 października b.r.). Oznacza to, że wydatki mogą być ponoszone jeszcze przed podpisaniem umowy, pod warunkiem, że Wnioskodawca ma możliwość opłacenia wydatku z własnych środków, zanim realnie otrzyma środki mikrodotacji.

W przypadku gdy we wniosku występuje formalny Wnioskodawca – projekty /GN_NGO/ i /GS_NGO/, a także /NGO/ i /RO/ wszystkie dokumenty księgowe powinny być wystawione na organizację pozarządową, występującą w imieniu grupy nieformalnej/samopomocowej lub własnym.

UWAGA! W przypadku grup występujących w projekcie samodzielnie – projekty /GN/ i /GS/ wszystkie dokumenty księgowe powinny być wystawione na Operatora, tj. Fundację Fundusz Współpracy. Procedura wygląda wtedy następująco:

W terminie do 10 dni od daty podpisania umowy, Operator przekazuje zaliczkę na realizację projektu, w wysokości wartości mikrodotacji pomniejszonej o wartość wskazanych we Wniosku pozycji budżetowych dot. umów cywilno-prawnych zawieranych z osobami fizycznymi oraz koszt prowadzenia księgowości (5% mikrodotacji).
Płatności w ramach projektu dokonywane będą bezpośrednio przez Wnioskodawców, w gotówce/przelewem, na podstawie dokumentów księgowych wystawionych na Operatora, tj.

Fundacja Fundusz Współpracy
Ul. Górnośląska 4a, 00-444 Warszawa
NIP: 526-000-54-68

Wnioskodawca ma obowiązek dostarczenia oryginałów dokumentów księgowych wraz z dokumentem „rozliczenie zaliczki” (wszystkie dokumenty będą dostępne na naszej stronie www.mazowszelokalnie.pl w zakładce do pobrania) do siedziby Operatora (Fundacja Fundusz Współpracy, ul. Górnośląska 4a, 00-444 Warszawa z dopiskiem „FIO-ML <nr projektu>” na kopercie) w terminie do 5 dnia następującego po miesiącu, którego dotyczą wydatki, tj. dokumenty:

– z datą majową – do 5 czerwca

– z datą czerwcową – do 5 lipca

– z datą lipcową – do 7 sierpnia

– z datą sierpniową – do 5 września

– z datą wrześniową – do 5 października

– z datą październikową – do czasu złożenia sprawozdania, jednak nie później niż do 10 listopada 2017 r..

W przypadku dokumentów księgowych innych niż faktura VAT, Wnioskodawca ma obowiązek skonsultować prawidłowość danego dokumentu z Operatorem.
Należy mieć na uwadze że paragon NIE JEST dokumentem księgowym i nie stanowi podstawy do rozliczenia.

Co w przypadku konieczności zawarcia umów cywilnoprawnych w projekcie realizowanym przez samodzielną grupę nieformalną/ samopomocową?

Wnioskodawca zgłasza taki fakt Operatorowi na specjalnym formularzu, dołączonym do umowy o mikrodotację i odsyła go razem z umową.
Minimum 10 dni przed podpisaniem umowy cywilnoprawnej, wnioskodawca przekazuje Operatorowi dane do umowy (za pośrednictwem formularza, którego adres udostępni Operator) oraz wypełnione oświadczenie wykonawcy lub zleceniobiorcy (w zależności od typu umowy: o dzieło/zlecenie).
Po weryfikacji danych do umowy i zatwierdzeniu typu umowy Operator odsyła Wnioskodawcy e-mailem umowę wraz z oświadczeniem i rachunkiem Wnioskodawcy, który przedstawia ją do podpisu wykonawcy.
Komplet podpisanych przez wykonawcę dokumentów (umowę w dwóch egzemplarzach, oświadczenie, rachunek oraz protokół odebranych prac) Wnioskodawca przekazuje Operatorowi wraz z innymi dokumentami księgowymi za dany miesiąc.
Operator podpisuje umowę oraz dokonuje płatności (przelewem) na rzecz wykonawcy a także płaci wynikające z niej podatki lub inne świadczenia (np. na rzecz ZUS).

________________________

W razie wątpliwości prosimy o kontakt z infolinią 0801 055 100 lub 22 450 98 73 (od poniedziałku do piątku w godzinach 10-15) lub kontakt e-mail: kontakt@mazowszelokalnie.pl.