Procedury związane z podpisaniem umowy mikrodotacji 2020

Przedstawiamy procedurę związaną z podpisaniem umowy o dofinansowanie realizacji projektów w ramach programu Mazowsze Lokalnie 2020.

Poszczególne etapy

1. Operator przesyła Wnioskodawcy/Realizatorowi e-maila z oficjalną informacją o wynikach konkursu i przyznaniu mikrodotacji.
2. Jeżeli przyznana mikrodotacja jest mniejsza od wnioskowanej, w e-mailu Operator przedstawia proponowane zmiany we wniosku.
3. Wnioskodawca zobowiązany jest do wypełnienia formularza, w którym poda numer konta bankowego (organizacji w przypadku młodych organizacji lub grup ze wsparciem organizacji lub jednej z trzech osób reprezentujących grupę nieformalną ), na który będzie przelana mikrodotacja lub zaliczka na realizację projektu (grupy nieformalne), oraz potwierdzenie osób reprezentujących wnioskodawcę (lub danych adresowych trzyosobowej reprezentacji wraz numerami PESEL w przypadku grup nieformalnych) w celu podpisania umowy.
4. Grupy nieformalne i grupy samopomocowe, w których imieniu wniosek składa organizacja oraz młode organizacje, przesyłają do operatora potwierdzenie wpisu do rejestru odpowiedniego urzędu. Na podstawie przesłanych dokumentów operator weryfikuje osoby upoważnione do podpisania umowy, a także czy w skład grup nieformalnych nie wchodzą przedstawiciele zarządów organizacji będących Opiekunem, co jest niezgodne z regulaminem.

Większość z Państwa te trzy punkty ma już za sobą. Następne działania to:

5. Na podstawie przekazanych danych Operator przygotowuje umowę. Wzory umów dostępne są na naszej stronie internetowej, w zakładce „do pobrania”.
6. Przygotowana i podpisana przez Operatora umowa przesyłana jest Wnioskodawcy/Realizatorowi pocztą na adres korespondencyjny wskazany przez Wnioskodawcę.
7. Osoby wskazane w umowie, reprezentujące Wnioskodawcę oraz Realizatora , podpisują umowę i odsyłają jeden egzemplarz. Ważne jest, aby Realizator nie wpisywał daty zawarcia umowy. Datę wypełnia Operator po otrzymaniu podpisanej umowy.
8. W terminie do 10 dni roboczych od daty podpisania umowy Operator przekazuje środki na rachunek Wnioskodawcy.
9. Czas na zaplanowane działania! 

O czym należy pamiętać:

• Operator przesyła Wnioskodawcy wszystkie egzemplarze umowy, tzn. dla organizacji pozarządowych będą to dwa egzemplarze, dla grup nieformalnych ze wsparciem organizacji pięć egzemplarzy, a dla grup nieformalnych samodzielnych cztery egzemplarze umowy. Wszystkie egzemplarze muszą być podpisane przez wszystkie osoby wskazane do reprezentacji (strona 2 umowy).
• Operatorowi należy odesłać tylko jeden podpisany egzemplarz umowy. Pozostałe egzemplarze powinny być przechowywane odpowiednio: jeden egzemplarz w organizacji wspierającej i po jednym egzemplarzu dla każdego członka reprezentacji grupy nieformalnej.
• Umowy powinny zostać podpisane w sposób czytelny, tzn. jeżeli podpisujący nie posiada pieczęci z imieniem i nazwiskiem należy podpisać się pełnym imieniem i nazwiskiem.
• Oprócz umowy należy obowiązkowo parafować wszystkie załączniki, tj. zał. 1. fiszka, zał. 2. zasady wykorzystania dotacji oraz zał. 3. kosztorys.
  
• W celu bezpieczeństwa, umowę prosimy przesłać listem poleconym lub w inny sposób zapewniający możliwość monitorowania przesyłki. Umowę można również dostarczyć do siedziby Operatora osobiście.
• Prosimy o odesłanie umowy w załączonej kopercie zwrotnej.

UWAGA:

• umowy z sygnaturą /GN/ i /GS/ – zaliczka na poczet realizacji projektu zostanie przelana na konto wskazanego członka grupy nieformalnej
• umowy z sygnaturą /GN_NGO/ i /GS_NGO/ – mikrodotacja zostanie przelana na konto organizacji wspierającej
• umowy z sygnaturą /NGO/ – mikrodotacja zostanie przelana na konto młodej organizacji pozarządowej
• umowy z sygnaturą /RO/ – mikrodotacja zostanie przelana na konto młodej organizacji pozarządowej.

Więcej informacji na temat procedur podpisywania umów i realizacji projektów dostępnych jest w

PORADNIKU DLA REALIZATORÓW

Konkurs dofinansowany przez Narodowy Instytut Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego ze środków Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich oraz przez Samorząd Województwa Mazowieckiego.